40+ reglas de correo electrónico más esenciales en 2021 | Guía completa

Tanto en entornos personales como profesionales, el correo electrónico se ha convertido en uno de los métodos de comunicación más comunes.

De hecho, la mayoría de las personas escribe al menos un correo electrónico por día y muchas personas escriben muchos correos electrónicos a diario.

Si bien enviar un correo electrónico puede parecer sencillo y, sin duda, es un medio de comunicación rápido y eficaz, existen algunas pautas a seguir al enviar un correo electrónico en una posición profesional.

En este artículo se analizan las 40 principales reglas de correo electrónico que se deben tener en cuenta al redactar y enviar correos electrónicos profesionales.

¿Cuáles son las reglas de etiqueta del correo electrónico?

Cuando se trata de redactar, responder y enviar correos electrónicos, la etiqueta del correo electrónico se relaciona con cómo se debe actuar. Dependiendo del tipo de correo electrónico que se envíe, la etiqueta del correo electrónico puede diferir.

Al enviar correos electrónicos a amigos y familiares, por ejemplo, es probable que la etiqueta de correo electrónico que se espera de usted difiera de la etiqueta que se espera de usted en el trabajo.

Al escribir o responder correos electrónicos en diversas circunstancias, conocer la etiqueta básica del correo electrónico lo ayudará a parecer profesional y seguro.

40 reglas esenciales de correo electrónico

Al escribir o responder correos electrónicos de manera profesional, debe seguir las siguientes 40 reglas de correo electrónico:

  • Debe ser de carácter profesional.
  • Utiliza un tono profesional
  • Use una línea de asunto que sea precisa y concisa
  • Evite cometer errores gramaticales o ortográficos
  • Asegúrese de que el nombre de su destinatario esté escrito correctamente
  • Utilice una fuente y un tamaño de fuente que sean fáciles de leer.
  • Evite los emojis y otras animaciones
  • Adjuntar solo archivos adjuntos relevantes
  • Responda lo antes posible a correos electrónicos profesionales
  • Verifique que está enviando su correo electrónico a la persona adecuada
  • Antes de presionar "enviar", revise su correo electrónico
  • Empiece siempre con un saludo adecuado
  • Evite usar sarcasmo o coloquialismo
  • Piense por qué envía el correo electrónico
  • Antes de sonreír, piénsalo
  • No uses los botones Responder a todos o CC a todos
  • De manera oportuna, responda
  • Considere dónde podría terminar su correo electrónico
  • En los correos electrónicos, no divagues sin rumbo fijo
  • Organice su bandeja de entrada de correo electrónico
  • Responda a los correos electrónicos lo antes posible
  • Solicitudes de entregas y recibos
  • Envíe archivos más pequeños que se hayan comprimido
  • Responda dentro de las 24 horas
  • Haga que su firma de correo electrónico se destaque
  • Evite los signos de exclamación
  • Utilice la respuesta automática solo cuando sea absolutamente necesario
  • Usa saludos que parezcan profesionales
  • No seas desagradable con tus seguimientos
  • Tenga cuidado con lo que envía
  • Utilice la puntuación adecuada en su correo electrónico
  • Responder todos los correos electrónicos
  • No envíe un mensaje cara a cara por correo electrónico
  • Evita hacer bromas
  • No tomes un tiro desde la comisura de tu boca
  • Mantener privada la información privada
  • Reconsidera las palabras que usas
  • Para comunicaciones de última hora, evite usar el correo electrónico
  • ¿Cuándo debe usar BCC?
  • Use letras mayúsculas con moderación

1. Debe ser de carácter profesional

La buena etiqueta del correo electrónico requiere el uso de una dirección de correo electrónico profesional. Si está respondiendo a un correo electrónico de alguien dentro de su empresa, siempre debe usar la dirección de correo electrónico que se le proporcionó.

Si responde a correos electrónicos profesionales fuera del trabajo, utilice una plantilla de correo electrónico profesional que contenga su nombre para que los destinatarios sepan quién envía el mensaje.

2.Haz uso de un tono profesional

Otro aspecto crucial de la etiqueta adecuada del correo electrónico es mantener un tono profesional en su correspondencia laboral.

Al comunicarse en un contexto relacionado con el negocio, incluso si conoce bien a la persona, debe esforzarse por ser lo más profesional posible.

3. Utilice una línea de asunto que sea precisa y concisa

Asegúrese de que su línea de asunto sea sencilla y fácil de entender al redactar un correo electrónico profesional.

Esto podría ayudar a transmitir rápidamente al destinatario de qué se trata su correo electrónico, así como a garantizar que su correo electrónico esté realmente abierto.

El destinatario puede eliminar o pasar por alto su correo electrónico si el asunto es ambiguo o demasiado casual.

4. Evite cometer errores gramaticales o ortográficos

Haga todo lo posible para asegurarse de que su correo electrónico esté libre de problemas gramaticales y ortográficos.

Esto le demuestra al destinatario que valora su correspondencia y que no es un holgazán en lo que respecta al correo electrónico.

5. Asegúrese de que el nombre de su destinatario esté escrito correctamente

Es fundamental comprobar que ha escrito correctamente el nombre de su destinatario para la etiqueta de correo electrónico adecuada.

Un solo error tipográfico puede hacer que su escritura parezca descuidada y ofensiva. Si es necesario, verifique que el nombre y los apellidos del destinatario estén escritos correctamente antes de presionar el botón "enviar".

6. Utilice una fuente y un tamaño de fuente que sean fáciles de leer.

Utilice un tipo de letra básico y fácil de leer, como Calibri, Times New Roman o Arial, con un tamaño de fuente de 10 o 12.

La mayoría de los lectores podrán leer y escanear su correo electrónico gracias a la combinación de tamaño y tipo de letra.

7. Evite los emojis y otras animaciones.

Los emojis y otras animaciones, como caras sonrientes, no deben usarse en comunicaciones comerciales.

Esto puede parecer extremadamente casual, lo que puede dejar al destinatario con una impresión desfavorable.

8. Adjunte solo los archivos adjuntos relevantes

Asegúrese de que los archivos adjuntos que incluya en su correo electrónico sean necesarios para el mensaje que está enviando.

Por ejemplo, en lugar de enviar un archivo adjunto, se podría colocar un documento con solo una o dos frases en el cuerpo del correo electrónico.

Además, asegúrese de mencionar el archivo adjunto en su correo electrónico para que el destinatario no se lo pierda.

9. Vuelva a verificar que está enviando su correo electrónico a la persona adecuada.

Un error común en la oficina es enviar un correo electrónico al destinatario incorrecto. Esto es especialmente cierto si una empresa emplea a varias personas con el mismo nombre.

Es muy simple hacer clic en una dirección de correo electrónico guardada solo para descubrir después de que se ha enviado el mensaje que se envió a la persona equivocada.

Antes de presionar "enviar", verifique que tenga la dirección de correo electrónico correcta del destinatario.

10. Responda lo antes posible a los correos electrónicos profesionales.

Si bien es poco probable que reaccione a cada correo electrónico que recibe de inmediato, es una excelente etiqueta de correo electrónico hacerlo lo antes posible.

Esto es especialmente cierto para los correos electrónicos de clientes u otra correspondencia importante.

Priorice sus correos electrónicos a medida que lleguen para que pueda averiguar cuáles requieren la respuesta más rápida.

11. Antes de presionar "enviar", revise su correo electrónico

Antes de enviar cualquier correo electrónico profesional, asegúrese de que sea correcto y tenga toda la información importante revisándolo al menos una vez.

La corrección de sus correos electrónicos lo ayudará a evitar errores ortográficos y gramaticales, así como la necesidad de enviar un correo electrónico de seguimiento porque faltaba información en el correo electrónico original.

12. Empiece siempre con un saludo adecuado

Los saludos son un tema polémico. Mucha gente cree que siempre se debe usar un saludo formal.

Esto depende de la persona que reciba el regalo. Si le está escribiendo a un amigo cercano oa un miembro de su equipo, un simple "Hola" probablemente sea suficiente.

Está bien escribir sin un saludo si está escribiendo en una cadena de correos electrónicos cuando el contexto ya se ha establecido en un correo electrónico anterior o incluso por teléfono.

Siempre incluya un saludo formal y una presentación cuando escriba a alguien que no conoce bien.

13. Evite el sarcasmo o el coloquialismo.

Tenga en cuenta que sus colegas en oficinas extranjeras pueden malinterpretar por completo dichos divertidos o coloquialismos. En el peor de los casos, puede ofenderlos; en el mejor de los casos, puede hacer que se sientan confundidos o excluidos.

14. Piense por qué envía el correo electrónico.

Siempre especifique si se requiere una acción en su correo electrónico y cuándo. Los correos electrónicos con respuestas abiertas pueden resultar desconcertantes.

Es beneficioso tener una acción o incluso informar al receptor que no se requiere ninguna otra acción.

Antes de enviar algo, imagine lo que quiere lograr y cambie sus palabras en consecuencia.

15. Antes de sonreír, piénselo

Los emojis se han infiltrado en nuestra vida diaria. Debido a que es imposible observar las expresiones faciales cuando se comunica por correo electrónico o mensaje de texto, las personas usan caras sonrientes para suavizar sus correos electrónicos. Sin embargo, según un estudio de 2017, esto podría hacer que el remitente parezca inepto.

Depende de las normas de su empresa y de la industria, pero tenga en cuenta cuándo y a quién envía emojis. Eso es aceptable si los envía a personas que conoce bien y está seguro de que los entenderá. Si no es así, piense si son realmente necesarios.

16. No utilices los botones Responder a todos o CC a todos.

¿Ha verificado dos veces que solo se está comunicando con las personas que necesitan saberlo?

Si recibe una copia en cada correo electrónico o ve cada respuesta en una cadena que no está relacionada con su destinatario, podría ser un inconveniente.

17. Responda de manera oportuna

Incluso si es solo para reconocer un correo electrónico y decirles que se comunicará con ellos con una respuesta adecuada dentro de un período de tiempo específico, siempre responda dentro de las 24 horas. ¡La gente desprecia que la descuiden!

18. Considere dónde podría terminar su correo electrónico

En un correo electrónico de trabajo, nunca uses lenguaje obsceno. De hecho, su correo electrónico permanecerá en el servidor mucho tiempo después de que lo haya eliminado.

Incluso si se soluciona el problema, su correo electrónico seguirá existiendo y no querrá ofender a nadie ni meterse en problemas por algo que escribió apresuradamente.

19. En los correos electrónicos, no divague sin rumbo fijo.

Al escribir un correo electrónico comercial profesional, la regla general es atenerse a un asunto en cada correo electrónico.

Levante el teléfono si un intercambio de correo electrónico ya ha durado más de dos correos electrónicos en ambos lados. No solo es más profesional y conveniente, sino que también ahorra tiempo.

20. Organice su bandeja de entrada de correo electrónico.

No abandone simplemente los hilos de mensajes. Practique organizar sus correos electrónicos en categorías para que no tenga problemas para encontrar un determinado mensaje si surge la necesidad en el futuro.

21. Responder a los correos electrónicos lo antes posible.

Un correo electrónico debe tratarse como si fuera una llamada telefónica y debe responderse en un período de tiempo considerable.

22. Solicitudes de entregas y recibos

Debido a que no hay muchas personas que las disfruten, es mejor evitarlas.

23. Envíe archivos más pequeños que se hayan comprimido

Es preferible enviar archivos comprimidos en lugar de archivos adjuntos enormes. Esto facilita que el receptor descargue el archivo y disminuye las posibilidades de que se pierda en el correo.

24. Use letras mayúsculas con moderación

Utilice el uso de mayúsculas y minúsculas como lo haría en cualquier comunicación formal y evite el uso de mayúsculas, lo que puede parecer un grito de sus intenciones.

25. Responda en un plazo de 24 horas.

Es una cortesía estándar responder a un correo electrónico dentro de las 24 horas. Si ha superado por error este plazo, discúlpese y explique la situación amablemente.

26. Haz que tu firma de correo electrónico se destaque

Cuando se trata de firmas de correo electrónico, menos es más. Solo debe incluir en su firma su nombre, cargo, sitio web de la empresa y número de teléfono donde se le pueda localizar.

27. Evite los signos de exclamación

Los signos de exclamación nunca deben usarse en un correo electrónico, sin importar cuán emocionado esté.

28. Utilice la respuesta automática solo cuando sea absolutamente necesario

Los respondedores automáticos para las vacaciones están bien. Solo recuerde apagarlos manualmente o hacer que se apaguen "automágicamente" cuando regrese a la oficina.

29. Usa saludos que parezcan profesionales

No inicie correos electrónicos comerciales con cortesías como "hey" o "yo" a menos que conozca bien al receptor y este es un estilo al que ambos están acostumbrados. Un simple "hola" o "hola" suele ser suficiente. En la correspondencia comercial formal, utilice el saludo "querido".

30. No seas desagradable con tus seguimientos

Enviar una gran cantidad de correos electrónicos de seguimiento no es una buena idea. Si un contacto no responde y realmente necesitas saber de él, llámalo si es posible. En todos los demás casos, suponga que el destinatario no está interesado si su seguimiento cuidadosamente redactado no obtiene una respuesta después de uno o dos esfuerzos.

31. Tenga cuidado con lo que envía

Hay ocasiones en las que es aceptable reenviar un correo electrónico, por ejemplo, si el remitente envió accidentalmente el mensaje a la persona equivocada o si necesita agregar a alguien a la conversación.

Sin embargo, no reenvíe correos electrónicos sensibles o confidenciales. Si tiene alguna duda sobre si el remitente desea que se comparta la discusión, debe pedir permiso antes de hacerlo.

32. Utilice la puntuación adecuada en sus correos electrónicos

La puntuación es sutil cuando se usa correctamente, pero es clara cuando no lo es. No haga que sus destinatarios se avergüencen al memorizar y seguir estrictamente estos principios.

33. Responder a todos los correos electrónicos

Incluso si el correo electrónico no estaba destinado a usted, respóndalo.

Es difícil responder a todos los mensajes de correo electrónico que ha recibido, pero debe hacer un esfuerzo. Esto incluye situaciones en las que se le envió un correo electrónico por error, especialmente si el remitente está anticipando una respuesta.

No se requiere una respuesta, pero es una buena etiqueta de correo electrónico, especialmente si trabaja en la misma empresa o industria que esta persona.

34. No envíe un mensaje cara a cara por correo electrónico

Enviar un correo electrónico para una discusión que sería mejor hacer en persona no es una buena idea.

El correo electrónico no es la mejor manera de manejar mensajes confidenciales. Si usted y el destinatario tienen un desacuerdo, es preferible hablar de ello cara a cara en lugar de intercambiar correos electrónicos desagradables.

35. Evite hacer bromas.

El humor no funciona bien en un correo electrónico. Sin el tono verbal y las expresiones faciales que lo acompañan, es probable que la otra parte malinterprete o malinterprete lo que le parece gracioso como sarcasmo. En caso de duda, evite utilizar la comedia en las discusiones profesionales.

36. No hagas un tiro con la comisura de la boca.

Nunca escriba un correo electrónico enojado ni responda rápida y con ligereza. Antes de enviar su mensaje, tómese un tiempo para pensarlo.

Coloque su mensaje en la carpeta "borradores" si está furioso, luego examínelo más tarde cuando esté más tranquilo y tenga más tiempo para redactar una respuesta adecuada.

37. Mantenga la privacidad de la información privada.

Incluso compartir correos electrónicos por error es demasiado fácil. Si necesita hablar sobre información confidencial o personal, hágalo en persona o por teléfono.

Antes de enviar información confidencial en el cuerpo de un correo electrónico o como archivo adjunto, primero obtenga permiso.

38. Reconsidere las palabras que usa

Use palabras que todos comprendan. Deben evitarse las sentencias excesivamente largas. Debe evitarse la jerga y la terminología técnica debe mantenerse al mínimo.

Utilice información personalizada y personalizada que agregue valor a su remitente en lugar de plantillas de correo electrónico. Además, asegúrese de que las comunicaciones se envíen a las personas pertinentes en el momento adecuado.

Utilice siempre verbos activos y evite los adverbios como "muy, de verdad" y frases similares. Le dan a tu mensaje una apariencia nebulosa.

39. Para comunicaciones de última hora, evite usar el correo electrónico

Nunca debe usar el correo electrónico para cancelar citas, almuerzos o entrevistas en el último minuto. Tampoco es una buena idea usarlo para dar noticias desagradables.

En esa circunstancia, realizar una llamada telefónica es la mejor opción. Sin embargo, si necesita proporcionar información a un gran grupo de personas, el correo electrónico es una solución superior.

40. ¿Cuándo debería usar BCC?

El término "copia oculta" se abrevia como "BCC". Las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en este campo no son visibles entre sí.

Esta etiqueta de correo electrónico solo debe usarse al enviar un correo electrónico a un grupo de personas que no se conocen entre sí. Usar el BCC al presentar a alguien confundirá a todos.

Referencia

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