Cómo desarrollar habilidades efectivas de comunicación escrita en 2021

Comunicación escrita significa el envío de mensajes, órdenes o instrucciones por escrito a través de cartas, circulares, informes, manuales, telegramas, notas de oficina, boletines, etc.

La comunicación escrita tiene como objetivo involucrar a su lector y transmitir su mensaje con claridad. 

La mayoría de los roles requeridos para la efectividad en el lugar de trabajo requerirán habilidades de comunicación escrita hasta cierto punto. Algunas de estas funciones pueden incluir la redacción de correos electrónicos, la redacción de actas de reuniones o la elaboración de informes. 

La comunicación escrita eficaz es lo que puede permitir que una persona acceda al lugar de trabajo en primera instancia, en forma de CV y ​​carta de presentación.

Tener fuertes habilidades de comunicación escrita es importante en el entorno laboral y una buena forma de captar la atención de los reclutadores. Por lo tanto, vale la pena dedicar tiempo y esfuerzo a trabajar en ellos de acuerdo con el dicho que dice, lo que vale la pena hacer, vale la pena hacerlo bien.

En este artículo también, discutiremos por qué las habilidades de comunicación escrita son importantes y también compartiremos algunos consejos y ejemplos para ayudarlo a desarrollar habilidades de comunicación efectivas.

¿Son importantes las habilidades de comunicación escrita?

El tipo de comunicación escrita es un elemento esencial de comunicación. Este es el caso porque la comunicación verbal, a menos que se registre, no dura. Sin embargo, la comunicación escrita es duradera y se puede hacer referencia a ella en el futuro.

Con las habilidades de comunicación escrita, está seguro de expresar su perspectiva o ideas en palabras de una manera que se pueda entender fácilmente. Estas habilidades también aseguran que el impacto que resistirá la prueba del tiempo fácilmente de su comunicación escrita puede dejar en su audiencia sea el deseado.

Es posible que su trabajo no requiera que usted escriba mucho, lo que requiere habilidades de comunicación escrita, la forma en que se encuentra cuando necesita transmitir información a través de la comunicación a través de la escritura es relevante. Estar equipado con habilidades de comunicación escrita puede ser de gran beneficio para su carrera y también para muchas otras áreas de su vida.

¿Cuáles son los elementos esenciales de una comunicación escrita eficaz?

Al hablar sobre las habilidades de comunicación escrita en 2021, debe tomar nota de los elementos esenciales de una comunicación efectiva.

Los componentes de una buena comunicación escrita dependerán de algunas cosas. Estos pueden incluir, quién es su audiencia, el tema de discusión y la razón detrás de la comunicación, entre otras cosas. 

Sea como fuere, cuatro elementos esenciales forman la base de toda buena comunicación escrita e incluyen:

  • Conexión
  • Claridad y concisión
  • Causar
  • Exactitud

1. Conexión

Uno de los componentes básicos de las habilidades efectivas de comunicación escrita es poder establecer una conexión entre usted y su lector. Para conectarse de manera efectiva con su audiencia, su escritura debe involucrarlos y mantenerlos así. Hay algunos métodos que recomendaríamos para lograr esto, que pueden incluir darle a su audiencia un sentimiento de propiedad, crear un tono de familiaridad y cordialidad y generar un sentido de urgencia.

2. Claridad y concisión

Si bien existe el lugar de la escritura creativa y excesivamente expresiva, generalmente no es el entorno empresarial. Las habilidades de comunicación escrita tienen que ver con la capacidad de comunicar información específica de manera clara y concisa. Esta comunicación se realiza mediante la elección precisa de palabras y estructura de la oración. No te andes por las ramas. Deje que su enfoque esté en transmitir su punto de vista sin la inclusión de cantidades excesivas de conciencia.

3 Porque

El tiempo que dicen es dinero. Especialmente en el lugar de trabajo. Muchas personas no tendrán el lujo de tener tiempo para examinar su escritura en busca de su objetivo. Para comunicar la causa, debe tener una comprensión profunda y personal. Debe relatar la causa de su comunicación escrita anteriormente en el artículo. Si necesita que su audiencia realice una acción específica, esto también debe estar claramente explicado.

4. Corrección

Parte de lo que hace que las habilidades de comunicación escrita sean efectivas es su corrección en todos los sentidos. Esta corrección incluye el uso correcto del tono, el lenguaje, la gramática y el formato. Es una buena idea no depender nunca exclusivamente de la corrección ortográfica porque hay mucho más para hacerlo bien más allá de la ortografía y la puntuación.

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Consejos para mejorar sus habilidades de comunicación escrita

Las habilidades efectivas de comunicación escrita se desarrollan en la presentación de información de una manera que su público objetivo puede comprender lo que está tratando de comunicar y actuar con facilidad. 

A continuación, se muestran algunos consejos y ejemplos que le permitirán mejorar la forma en que se comunica a través de la escritura:

  • Defina claramente su objetivo
  • Usa un inglés sencillo
  • Sea breve y conciso
  • Usar voz activa
  • Obtenga la gramática correcta
  • Evite el estilo excesivo

1. Defina claramente su objetivo

Para definir claramente su objetivo a través de comunicaciones escritas, debe tener un conocimiento profundo del mismo. Por lo tanto, no empiece escribiendo un artículo antes de tener un objetivo final en mente, en lugar de tener un objetivo final en mente antes de comenzar a escribir. Esto le permitirá mantener la claridad y la concentración durante el proceso de redacción. Ya sea que el objetivo sea concienciar al lector o actuar en consecuencia, hágalo saber lo más cerca posible del comienzo del mensaje. 

Comience con la información clave y continúe con los detalles necesarios para comprenderla o actuar en consecuencia. Al estructurar sus comunicaciones escritas de esta manera, está seguro de que su punto de vista se transmitirá, incluso si el lector lo lee brevemente.

Ejemplo:

"Querida Alice,

Espero que esto te conozca bien.

Recientemente vi un anuncio de trabajo para el puesto de coordinador de marketing en ABC Corp en Indeed. Como sé que ha estado trabajando allí durante varios años, espero que esté dispuesto a darme una referencia para el puesto.

Me alegró ver que el puesto implica trabajar de cerca con usted y su equipo en el desarrollo de la campaña. He adquirido una experiencia cuantificable en Google Analytics y las mejores prácticas de SEO desde la última vez que trabajamos juntos en XYZ Corp. Es mi mayor deseo hacer un buen uso de estas habilidades en ABC Corp.

Se adjunta una copia de mi currículum. Por favor, avíseme si necesita más información o si desea citar ejemplos de algunos de los proyectos en los que he trabajado.

Le saluda atentamente,

Carol Dayes "

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2. Usa un inglés sencillo

El uso de 'inglés simple' le garantiza un montón de tiempo y espacio para ahorrar en sus comunicaciones escritas. 

El uso de 'inglés simple' no solo ayuda a transmitir su mensaje, sino que también le ayuda a ver cómo se hace un uso de la eficiencia limitada. 

Una de las formas poderosas de hacerse notar en el mundo de los negocios es escribir en 'inglés sencillo'. 

La escritura burocrática también conocida como escritura creativa no siempre es fácil de leer. Puede aumentar el riesgo de que su mensaje se interprete erróneamente. A veces, menos es más y en las comunicaciones escritas, a menudo es el caso. 

Ejemplo:

"Estoy escribiendo sobre el trabajo que anunció en Indeed" en lugar de decir "Le escribo con respecto al trabajo anunciado por su empresa en Indeed".

3. Sea breve y directo

Uno de los elementos clave de una buena comunicación escrita es la legibilidad. La legibilidad de su escritura se puede aumentar mediante el uso de una combinación de palabras, oraciones y párrafos cortos. 

Las palabras complicadas, las oraciones largas y los párrafos interminables ralentizan el ritmo al que debe moverse un lector. Es importante no salirse del tema. Pegarse al punto. Manténgalo importante evitando las palabras de moda, los clichés, la repetición y cualquier otra tontería. 

Cuanto más largas sean las comunicaciones escritas, más tentadas estarán las personas a adoptar el enfoque de lectura desnatada. Por lo tanto, solo incluya información relevante.

Al final de cada oración que escribe, hay buenos ejemplos de preguntas rápidas que debe hacerse e incluyen:

• ¿Hay claridad en el mensaje que se transmitió?

• ¿Se requiere este detalle para que el lector comprenda el mensaje?

• ¿Se presenta esta comunicación escrita de la manera más simple y directa?

4. Usa voz activa

En la comunicación, existen dos voces gramaticales e incluyen voces pasivas y activas. Un paso clave para mejorar sus habilidades de escritura es familiarizarse con el uso de la voz activa. Hay más facilidad para comprender las oraciones escritas con una voz activa que con una voz pasiva. Cuando se usa una voz activa, la acción del verbo la realiza el sujeto de una oración.

Ejemplo:

“El niño comió la comida” en lugar de “la comida se la comió el niño”.

Obtenga la gramática correcta

Si no eres muy bueno en el uso de la gramática, hay muchas herramientas de escritura que pueden ayudarte a tener una muy buena redacción. También es beneficioso pedirle a alguien que revise su texto escrito en busca de errores de ortografía y gramática. Es muy recomendable que otro par de ojos corrija su redacción y se recomienda, ya que puede ser bueno para detectar cosas que puede haber pasado por alto o equivocado. 

Para tener buenas habilidades de comunicación escrita, hay algunos conceptos básicos gramaticales vitales que debe tener en cuenta y que incluyen:

• Termine cada oración con un punto.

• Los posesivos deben ir acompañados de un apóstrofe, los plurales no lo necesitan (negocios vs negocios).

• Hacer un uso apropiado de la ortografía estadounidense o australiana (utilizar frente a utilizar).

• Las comas se utilizan para indicar pausas en las oraciones y no deben reemplazar un punto.

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Evite el estilo excesivo

Cuando entregue comunicaciones formales por escrito, evite agregar demasiado estilo a su escritura. Las fuentes extravagantes y los colores salvajes pueden distraer al lector mientras lee el mensaje. En la misma línea, el uso excesivo de negrita, mayúsculas y cursiva puede tener el mismo efecto que lo mencionado anteriormente. Si sus comunicaciones escritas no son personales, también deben estar libres de emoticonos o cualquier otro tipo de “arte”.

¿Dónde puedo mostrar mis habilidades de comunicación escrita?

Tener habilidades de comunicación escrita es muy importante en cada etapa de su carrera, desde asegurar un puesto hasta tener un desempeño óptimo en él. 

Algunas de las ocasiones en las que puede mostrar sus habilidades de escritura incluyen:

En tu CV

De todas las comunicaciones escritas, su currículum debe ser fácil de leer y estar muy centrado en la información relevante. Las viñetas, las listas y los titulares claros ayudan a comunicar sus fortalezas, experiencia y logros.

En tu carta de presentación

Su carta de presentación es un proveedor de la oportunidad perfecta para que demuestre sus habilidades de comunicación escrita. Esto se puede hacer entretejiendo detalles clave en oraciones bien estructuradas con una narrativa atractiva. Se sabe que las cartas de presentación tienen más detalles que un currículum. Sea como fuere, deberían tener menos de una página y poder contar tu historia con un propósito definido.

En sus comunicaciones laborales diarias

En muchos trabajos, una de las cosas más habituales es enviar correos electrónicos casi todos los días. 

Al comunicarse con sus colegas por escrito, es imperativo que desarrolle habilidades efectivas de comunicación escrita para parecer lo más profesional, creíble y amigable posible. 

Su correo electrónico también debe contener información específica e instrucciones detalladas para los siguientes pasos necesarios.

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En presentaciones e informes

Las presentaciones y los informes se encuentran entre las ocasiones en las que puede mostrar sus habilidades de escritura.

Aquí, usted y su equipo pueden informar al resto de la empresa sobre lo que ha estado trabajando, lo que ha logrado y cuáles son sus objetivos y previsiones futuras. 

Lo que hace que una presentación o un informe sea excelente es la capacidad de todos en la organización para entenderlo, incluso aquellos que están en un departamento diferente.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo mejorar mis habilidades de comunicación escrita?

Para mejorar sus habilidades de comunicación escrita, debe hacer lo siguiente: escribir a diario, pensar en inglés, pedir ayuda a amigos que están por encima de usted en escritura, leer un libro sobre gramática

¿Qué es la comunicación escrita?

Comunicación escrita significa el envío de mensajes, órdenes o instrucciones por escrito a través de cartas, circulares, informes, manuales, telegramas, notas de oficina, boletines, etc.

¿Cuáles son las 3 principales habilidades de comunicación para el éxito en el lugar de trabajo?

Las 3 principales habilidades de comunicación para el éxito en el lugar de trabajo incluyen: escucha activa, conocimiento de los estilos de comunicación, persuasión

¿Cómo puedo comunicarme de forma más eficaz?

Para comunicarse de manera más eficaz, debe: ser un oyente comprometido, ser expresivo como persona, estar atento a los signos no verbales, estar a cargo de sus emociones, elegir intencionalmente las opciones de idioma

Conclusión

Como ha visto aquí, desarrollar habilidades de comunicación efectivas requiere un esfuerzo deliberado y estamos seguros de que si se apega y practica concienzudamente la información que le relacionamos aquí, podrá desarrollar habilidades de comunicación efectivas y perfeccionarlas. Nos vemos en la cima!

Referencias

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