Gestión de la bandeja de entrada 101: 15 sencillos pasos para gestionar su correo electrónico en 2021

En los negocios, el correo electrónico es una herramienta especializada de gran valor. Es menos intrusivo que una llamada telefónica y su administración de la bandeja de entrada también es más conveniente. Permite a los visionarios empresariales gestionar sus negocios desde casi cualquier lugar.

Puede comunicarse con consumidores y clientes desde su oficina o mientras viaja, consultar con los representantes y programar reuniones importantes.

Sin embargo, si bien el correo electrónico está destinado a facilitar la comunicación, también puede ser contraproducente porque pasa mucho tiempo administrando su correo electrónico. Estos son algunos consejos para mejorar la gestión de la bandeja de entrada y reducir la cantidad de mensajes en su correo electrónico.

Gestión de la bandeja de entrada 101: 15 sencillos pasos

# 1. Todos los días, realice un ciclo de su correo una vez

Aunque puede revisar su correo electrónico varias veces al día solo para asegurarse de que todo esté bien, es importante que no les responda de inmediato. Solo lo hago una vez al día, ya sea temprano en la mañana o tarde en la noche.

Mantén una apertura en tu agenda diaria para lidiar con tus mensajes. Si no termina dentro del horario del primer día, continúe al día siguiente. Concéntrate en los más importantes y deja ir el resto.

# 2. Reciba correos electrónicos en lotes

Si no puede evitar revisar su correo electrónico cada vez que escuche un ping, el uso de una herramienta como el complemento de bandeja de entrada por lotes para Gmail lo ayudará a manejar el constante bombardeo de correo electrónico en su bandeja de entrada.

Recopila sus correos electrónicos juntos y se los envía en oleadas, pero solo en el momento; tu específicas.

# 3. Reparar bloques de tiempo para correos electrónicos

Leer los correos electrónicos a medida que llegan a su bandeja de entrada ahoga regularmente la productividad. Es posible que el establecimiento de un horario no sea viable para ocupaciones que requieren una comunicación regular.

Sin embargo, si inspecciona su profesión, puede programar un tiempo de lectura de correo electrónico cada 60 o 90 minutos. Establezca recordatorios en el calendario hasta que haya establecido una rutina.

# 4. Usar la carpeta de borradores

Haga su propia lista de tareas pendientes abriendo solo los correos electrónicos que requieran su atención. Busque correos electrónicos esenciales a los que deba responder de inmediato. (por ejemplo, para proyectos prioritarios o de su jefe).

Luego solo abra esos mensajes o presione “responder” Mantenga abierta la ventana de respuesta en su computadora, o guarde el mensaje en su carpeta de borradores. Esta pila de respuestas está en su lista de tareas pendientes.

En lugar de intentar pasar un volumen mayor de mensajes menos relevantes, use el tiempo de correo electrónico asignado para redactar respuestas significativas y convincentes. En lugar de tener una bandeja de entrada perfectamente vacía, su objetivo puede ser tener una carpeta de borradores vacía.

# 5. Cancelar la suscripción a boletines informativos innecesarios

Si bien eliminar los boletines informativos inútiles y las notificaciones de ventas uno por uno puede parecer productivo, examinar el mismo correo basura semana tras semana solo aumenta la ineficiencia en la administración de la bandeja de entrada.

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# 6. Encienda la vista previa

Utilice el punto destacado de su programa de correo electrónico si tiene uno. Esto le permitirá ver las primeras líneas de un mensaje en una ventana diferente, por lo que no tendrá que abrirlo todo para entenderlo y podrá borrar la basura en un instante.

# 7. Utilice las cinco D y toque el correo electrónico solo una vez

Las acciones que pueden ayudarlo a llevar a cabo las cinco D según Dalton incluyen; hacer, delegar, eliminar, aplazar y designar.

Retirar y borrar rápidamente los mensajes que no requieran actividad, y conceder aquellas advertencias que requieran más de dos minutos de actividad para finalizar. En última instancia, grabe los mensajes que contengan datos en un organizador diferente para que pueda encontrarlos de manera más eficaz más adelante.

# 8. Haga una lista de sus respuestas de consulta y guárdelas como plantillas

Cambiar una reacción diferente para cada correo electrónico puede resultar tedioso. Si envía con frecuencia un correo electrónico similar, puede pensar que es útil almacenar algunas reacciones de stock en sus borradores que puede reutilizar rápidamente.

Con el tiempo, esto ha demostrado ser una técnica viable para la gestión de la bandeja de entrada.

# 9. Apague sus notificaciones por correo electrónico

Incluso si ha resuelto revisar los correos electrónicos solo durante momentos predeterminados, la llamada de sirena de la notificación de su bandeja de entrada puede ser demasiado para resistir. Si este es el caso, la respuesta es sencilla: desactive las notificaciones en su teléfono.

“Nunca pasará más de un par de horas sin ver sus correos electrónicos si trabaja en bloques de tiempo”, dice Miller. "Desactive sus notificaciones, ya que le impedirán hacer lo que necesita hacer en su escritorio".

Con la función Pausa de la bandeja de entrada de Boomerang, puede hacerse responsable.

# 10. Utilice la regla de 1 minuto al responder correos electrónicos

Si tarda menos de un minuto en responder, hágalo de inmediato y documente. Déjelo reposar en su buzón durante el menor tiempo posible. Permitir que flote alrededor de sus pensamientos y que se le recuerde constantemente que necesita responder requerirá mucho más esfuerzo.

Simplemente respete el límite de tiempo de 1 minuto al responder para no tener que esforzarse más del necesario. Esto me ayuda a recibir correo en poco tiempo, lo que me ahorra tiempo.

# 11. Establece un límite de tiempo para el tiempo que pasas en Inbox

Limite el tiempo total que pasa en su bandeja de entrada más allá del umbral breve. Mida el tiempo la próxima vez que revise su correo. Determine cuánto tiempo necesitará para medir, leer, responder y categorizar su correo. Luego, pregúntese cuánto de ese tiempo pasó. Existe una buena posibilidad de que una parte sustancial de eso se haya desperdiciado.

Es posible que reciba comunicaciones que son inusualmente largas ocasionalmente. Filtre estos mensajes, vea si hay algo relevante para usted y luego recorralos de la misma manera.

Responda utilizando el estándar breve; si no tiene la intención de responder, documente.

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# 12. Usar filtros

Los canales son herramientas que te ayudan a descubrir de qué se trata el mensaje cuando llega a tu bandeja de entrada. Un canal requiere dos cosas;

  • Un término al que prestar especial atención y
  • Una acción para llevarla a cabo si la frase está coordinada.

Organizará espontáneamente el correo en un sobre distinto / con una crónica según el canal.

# 13. Crea numerosas bandejas de entrada

Esta técnica de administración de la bandeja de entrada no solo lo ayudará a priorizar aún más su correo electrónico, sino que le recordará cuánto tiempo debe dedicar a cada carpeta.

Así es como puede hacerlo;

Comience haciendo clic en el botón de engranaje en la esquina superior derecha de su bandeja de entrada. En el menú desplegable, elija 'configuración'. Cuando se carga la página de configuración, observe varias palabras, la mayoría de las cuales están impresas en azul en la configuración.

Desplácese hacia abajo hasta que vea "muchas bandejas de entrada" en "labs". Vaya más abajo a 'guardar cambios' y haga clic en 'habilitar'. Luego, puede modificar sus muchas bandejas de entrada volviendo a la configuración y jugando con las consultas que activan las distintas bandejas de entrada.

# 14. Simplemente no respondas

No se presione demasiado para responder a cada correo electrónico. Responda si ayuda, pero si los costos de hacerlo no superan las ventajas, probablemente no valga la pena. Simplemente déjelo en paz y las cosas se arreglarán por sí solas.

#15. Tener una carpeta de 'Respuesta por día'

El correo que requiere una respuesta debe archivarse en una carpeta con la etiqueta "Responder por día", donde lo marca como un día de la semana. Puede optar por hacer esto cada tres días a la semana.

De esta manera, no se siente obligado a responder en cada instante en que aparece un correo en su bandeja de entrada.

Conclusión

El correo electrónico abruma a la mayoría de nosotros. Aunque es una excelente herramienta de comunicación, con frecuencia la utilizamos de manera incorrecta. Puede aumentar su productividad si la gestiona bien.

Comience simplemente revisando y procesando el correo electrónico en momentos específicos durante el día para establecer el control de su bandeja de entrada. Si le preocupa la respuesta tardía, explique que no siempre revisa su correo electrónico.

Además, intente mantener su bandeja de entrada lo más ordenada posible. Utilice carpetas como "Acción", "En espera" y "Archivos" para organizar sus mensajes. Cuando revise su correo electrónico, siga la regla de los dos minutos: responda a cualquier correo electrónico que le lleve dos minutos o menos leer y responder.

Referencias

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